Основными задачами архивов областей, городов Киева и Севастополь является реализация государственной политики в архивной отрасли, координирование работы органов государства, учреждений, предприятий, организаций по проблемам делопроизводства и  архивного дела, обеспечение осуществление государственной регистрации, постоянного хранения, учета  использования и комплектования документов

1. Осуществление руководства деятельностью отдела, распределения обязанностей между работниками, контроль их работы.

2. Предоставление в пределах Своих полномочий предложений о назначении на должность, освобождения от должности и перемещения работников отдела, своевременного замещения вакансий, поощрение и наложение взысканий.

Важной частью деятельности всех современных предприятий или компаний являются документооборот. Учредительные документы, документы бухгалтерской отчетности, деловая переписка, внутренние документы, отчеты, распоряжения - все это является необходимыми, полезными и крайне важными материальными носителями информации о деятельности компании. Однако, через некоторое время, перед каждым предприятием встает серьезная проблема: масса документации накопленной годами. Утилизация  документов такого типа является не выгодным, так как очень часто могут возникать непредвиденные потребности в их надобности. Вместе с этим, утилизировать документы очень часто невозможно, поскольку это не соответствует с определенным статусом архивных документов, для которых установлен определенный термин хранения, даже если они не используются. Руководители предприятий, которые  самостоятельно пытаются решить проблему хранения архивных документов стыкаются  со следующими вопросами:

• отсутствие специалистов среди персонала, на который можно возложить ведение архивного дела;

• возможность утери нужных документов;

• необходимость выделения под архив дополнительных помещений офиса, их содержание и оплата.

Вместе с этим, кроме только техническо-материальных  вопросов возникает проблема обеспечения экономическо-информационной безопасности учреждения:

• обеспечение защиты от кражи конфиденциальной  информации, которая хранится в архиве;

• защита от постороннего  доступа к информации.

Доверив свои документы на сбережение в специальное архивное учреждения Вы избавите себя от:

• лишних затрат на аренду   площадей под архивы, работы дополнительного обслуживающего персонала;

• рисков утраты или повреждения документов из-за ненадлежащих условийсбережения;

• опасности кражи информации, через неконтролируемость доступа к ней.

Важной частью деятельности всех современных предприятий или компаний являются документооборот. Учредительные документы, документы бухгалтерской отчетности, деловая переписка, внутренние документы, отчеты, распоряжения - все это является необходимыми, полезными и крайне важными материальными носителями информации о деятельности компании. Однако, через некоторое время, перед каждым предприятием встает серьезная проблема: масса документации накопленной годами. Утилизация  документов такого типа является не выгодным, так как очень часто могут возникать непредвиденные потребности в их надобности.

- первичная архивная информация - Информация архивных документов.

- вторичная архивная информация - Информация, полученная из архивных документов, учетных документов архива и других источников вследствие их аналитико-синтетической обработки.

- пользования архивными документами - Регулируемое правилами ознакомление с архивными документами с помощью чтения, прослушивания, просмотра их.

- справочный аппарат (архива, архивный фонд) - Система архивных справочников.

- историческая справка (до архивного фонда) - документ, содержащий сведения по истории или биографии фондосоздателя, его архивного фонда, а также краткую характеристику состава и содержания его документов.

- архивный справочник - Справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания архивных документов и их поиска.

- архивный описание - Архивный справочник, предназначенный для учета и раскрытия содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри Фонда.

- итоговая запись в описи - Запись, содержащая сведения о количестве единиц хранения, внесенных в архивное описания.

- путеводитель по фондам архива - Архивный справочник, содержащий краткие сведения об архивных фондах (коллекции, комплексы) в систематизированном порядке.

- архивный каталог -  справочник архива, в котором информация отсортирована в соответствии с выбранной схемой классификации.

- архивное описание - Отбор и фиксирование в описательной статьи информационных характеристик объекта описания (архивных документов, группы документов, архивного фонда, группы архивных фондов).

- описательная статья - Совокупность элементов описания архивного справочника, содержащие характеристику состава и содержания объекта описуванняю.

- архивная справка - Официально заверенный документ, содержащий информацию о предмете запроса на основании архивных документов с указанием поисковых данных этих документов.

-владелец документа (документов) - Субъект права собственности (государство, юридическое или физическое лицо), что на законных основаниях владеет, пользуется и распоряжается документом (документами).

- Информационно-научная деятельность архива - Деятельность, направленная на удовлетворение потребностей в первичной и вторичной архивной информации.

- первичная архивная информация - Информация архивных документов.

- вторичная архивная информация - Информация, полученная из архивных документов, учетных документов архива и других источников вследствие их аналитико-синтетической обработки.

Ко всему, даже при полной ориентированности на электронные технологии не стоит забывать о том, что еще долгое время архивы будут хранить бумажную документацию. документы.

2. обеспечение физико -химической сохранности (архивных) документов - создания и поддержания оптимальных условий хранения архивных документов, их консервации, реставрации, биозащиты.

Функции архивного отдела.

Архивный отдел может передавать, с разрешения областного государственного архива, в указанные сроки, документы и дела Национально фонда архивов, а также справочное бюро на хранение к ним.